Wir stellen Ihnen die 15 häufigsten Technik-Fehler nicht nur vor, sondern zeigen Ihnen auch, wie Sie diese Fehler in Ihrem Unternehmen vermeiden können.

Wenn Sie nicht gerade ein Technik-Experte sind, dann ist die Aufgabe die richtige Software für Ihr Unternehmen zu kaufen, instand zu halten und vor Angreifern zu schützen nicht einfach. Die unterschiedlichen verfügbaren Programme können Sie verwirren und zu falschen Alarmen führen und das, obwohl Sie genau wissen, was tun und lassen sollten.

Alles, angefangen bei fehlenden Backups, über die falsche oder völlig fehlende Nutzung von sozialen Netzwerk bis zur Verwendung von illegal heruntergeladener Software kann Ihrem Unternehmen schaden. Deswegen können Sie sich im Folgenden über die 15 häufigsten Fehler informieren.

1. Sie verlassen sich zu sehr auf Cloud Computing Dieser Fehler kommt dadurch zu Stande, da die Cloud für die allermeisten Unternehmen gut bezahlbar ist. Die Cloud bietet Ihnen zudem den Vorteil, jederzeit auf die gespeicherten Daten zugreifen zu können, selbst wenn Sie nicht im Büro sind. Wenn Sie sich jedoch zu sehr auf die Cloud verlassen, kann dies gefährlich werden, denn Sie legen all Ihre wichtigen Daten in die Hand von anderen. Entweder anderen Unternehmen oder anderen Personen.

Cloud Computing: Drei typische Probleme

Sogar Yahoos Flickr hat einmal aus Versehen ein Benutzerkonto mit über 4000 Bildern gelöscht. Dies geschah einfach auf Grund eines menschlichen Fehlers. Glücklicherweise hat Flickr das Benutzerkonto wieder vollständig wiederherstellen können. Aber Sie sollten sich nicht darauf verlassen.

So gehen Cloud Computing und SaaS

Obwohl die Cloud für einen Besuch ein toller Ort ist, sollten Sie die Cloud nicht zu Ihrem Heim werden lassen. Netzwerkverbundene Speicher (NAS)-Geräte und Cloud-Speicher-Dienstleistungen, wie beispielsweise Box.net können zusammen für eine verlässliche und dennoch flexible Speicherlösung genutzt werden. Sie sollten all Ihre wichtigen Daten an mehreren Orten speichern, unter anderem auch auf physikalischen Speichern. Am besten wählen Sie quasi unzerstörbare Speicher, wie diejenigen von ioSafe .

2. Sie machen falsche Backups Wo wir gerade beim Thema Backup sind, sollten Sie die besten Backup-Strategien nicht nur kennen, sondern auch anwenden. Unglücklicherweise übergehen viele Privatpersonen und Unternehmen diesen Schritt und führen kein Backup aus. Diese scheinbare Zeitersparnis rächt sich häufig. Beachten Sie, dass es nichts bringt, wenn Sie einen physikalischen Speicher oder einen Cloud-basierten Speicher haben, so lange Sie Ihre Daten nicht regelmäßig sichern.

Tools und Tipps zur Datenrettung (Backup und Restore)

Die gute Nachricht ist jedoch, dass die Backup-Programme mittlerweile so weit fortgeschritten sind, dass diese die Arbeit für Sie übernehmen. Sie müssen lediglich die Häufigkeit der automatischen Sicherung einstellen und die restliche Aufgabe übernimmt das Programm. Eine gute Back-Up-Strategie ist notwendig, wenn Sie ein kleines Unternehmen ohne spezielle IT-Abteilung führen. Denn die Datenrettung ist eine komplizierte und teure Angelegenheit.

3. Sie schützen die Handys der Arbeitnehmer nicht
Je ausgefeilter die Technik und die Möglichkeiten der Smartphones, desto wichtiger ist es, diese kleinen Computer zu sichern. Denn auf den Smartphones werden immer mehr sensible Daten gespeichert. Sie müssen sicherstellen, dass diese Daten nicht an Dritte gelangen können, falls das Handy verloren geht, oder gestohlen wird. Es wäre nicht das erste Mal, dass große Unternehmensgeheimnisse ans Tageslicht kommen, weil ein unachtsamer Angestellter angetrunken war.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Unternehmens-Smartphones passwortgeschützt sind. Achten Sie darauf, dass keine Passwörter wie „1234" oder „9999" verwendet werden. Desweiteren sollten Sie die Fern-Löschung aktivieren und vorzugsweise sollten die Smartphones mit sicheren Betriebssystemen arbeiten (beispielsweise können Sie bei BlackBerry die SD-Karte verschlüsseln). Falls nun ein Mitarbeiter sein Handy in einer Bar vergessen sollte, kann niemand einfach auf die gespeicherten Daten zugreifen. Für mehr Einstellungsmöglichkeiten sollten Sie Smartphone-Verwaltungsprogramme wie NotifyMDM ausprobieren.

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4. Sie unternehmen zu viele Reisen

Unternehmensreise können teuer sein, sogar wenn Sie nach den großen Flug-Schnäppchen Ausschau halten. Statt in ein Flugzeug zu springen, um Ihr Partnerunternehmen zu treffen, sollten Sie virtuelle Treffen in Erwägung ziehen. Es gibt unterschiedliche Web - und Video-Konferenzprogramme mit denen Sie viel Geld und Zeit sparen können.

So klappen Video-Konferenzen perfekt

Studien zeigen, dass Telekomunikation für die Unternehmen und die Angestellten gut ist. Die Unternehmen erhalten gute Arbeitsergebnisse in kürzerer Zeit und für weniger Geld. Und die Angestellten haben einen weniger vollgepackten Zeitplan.

5. Sie entfernen alte Technik falsch Sie können alte Computer, Smartphones und anderen Schnickschnack nicht einfach in den Müll werfen, weil diese Geräte giftige Materialien beinhalten, welche der Umwelt schaden. Im schlimmsten Fall müssen Sie Bußgeld für die falsche Entsorgung bezahlen. Die richtige Entsorgung kostet nicht viel und Sie müssen sich nicht weiter um die Altgeräte sorgen.

So nutzen Sie Ihren alten PC perfekt

Sie können sogar Ihre alten Geräte säubern und wieder verkaufen. Selbstverständlich müssen diese Geräte in gutem Zustand sein, wobei manche Unternehmen sogar Handys mit kaputtem Bildschirm annehmen. Wenn Ihr Altgerät den Anforderungen der Wiederverkaufsfirmen genügt, sollten Sie dennoch darauf achten Ihre Daten gewissenhaft zu löschen. Mit den Einnahmen des Altgeräteverkaufs können Sie vielleicht sogar Ihre derzeitige Ausstattung aufbessern.

6. Sie gehen nicht richtig mit sozialen Netzwerken um Für kleine Unternehmen sind soziale Netzwerke wie Twitter und Facebook tolle Hilfsmittel für die Entwicklung einer Online-Präsenz. Aber wenn Sie diese niemals nutzen, so sind diese Netzwerke nicht mehr hilfreich. Desweiteren ist es nicht sinnvoll neue Nachrichten automatisch zu versenden oder gar über diese Netzwerke mit Kunden zu streiten.

Wenn Sie Twitter nutzen, um unpersönliche Werbenachrichten zu versenden, so ist dies genauso gut, wie Twitter vollständig zu meiden. Denn die Betonung bei sozialen Netzwerken liegt auf dem Sozialen und nicht dem Netzwerk.

Soziale Netzwerke sind eine tolle, kostenlose Möglichkeit in Kontakt mit den Kunden zu kommen, jedoch ist es notwendig, dass Sie sich ausreichend informieren, bevor Sie sich in das Getümmel stürzen.
7. Sie informieren sich nicht über Ihren neuen Drucker
Viele kleine Unternehmen drucken die gesamten Aufträge auf den Unternehmens-Druckern aus. Aber das bedeutet nicht, dass Sie den neuen Drucker für Ihr Unternehmen allein auf Grund seines Anschaffungspreises kaufen sollten. Wenn Sie sich vor dem Kauf ausgiebig informieren, können Sie viel Geld sparen. Sie sollten wissen, ob Sie einen Laser- oder Tintenstrahl- Drucker oder gar beides benötigen.
Es ist sehr wichtig, die Folgekosten des Druckers, die hauptsächlich durch den Preis der Kartuschen bestimmt werden, zu beachten. Auf lange Sicht, ist dies der entscheidende Faktor, ob sich der Drucker rentiert oder nicht. Viele scheinbar günstige Drucker entpuppen sich als kostenintensiv, da der Hersteller sein Geld mit den Kartuschen verdient. Desweiteren sollten Sie in Erwägung ziehen, die Kartuschen wiederbefüllen zu lassen, statt gegen neue auszutauschen.
8. Sie bieten zu viele Schnäppchen an Soziale Einkaufs-Webseiten scheinen ein Segen für strauchelnde Unternehmen zu sein. Sie müssen lediglich ein Produkt oder eine Dienstleistung zu einem sehr günstigen Preis anbieten und Sie werden sehen, wie Hunderte oder Tausende neuer Kunden Ihr Geschäft besuchen.

Zehn Tipps gegen Zahlungsausfall

Aber wenn Sie ein kleines Unternehmen führen, müssen Sie vorsichtig sein. Viele Unternehmen sind der Meinung, dass solche Angebote wie bei Groupon ein Albtraum sein können. Es gibt vieles, was schief gehen kann. Sie haben beispielsweise nicht genügend Angestellte, um die Kunden zu bedienen, oder das geplante Budget reicht für die Werbekampagne nicht aus. Es kommen, wie gesagt Hunderte neuer Kunden, die Ihre Dienstleitung für einen Bruchteil des eigentlichen Preises in Anspruch nehmen wollen. Wenn Sie ein Groupon-Angebot anbieten, welches Sie nicht halten können, kostet es Sie Geld und Ihr Ansehen wird in Mitleidenschaft gezogen.

9. Sie vernachlässigen die Sicherheit Ihr Unternehmen mag zwar klein und unauffällig sein, aber das bedeutet nicht, dass Ihr Unternehmen von Betrügern verschont bleiben muss. Die Gauner können beispielsweise Ihre Unternehmensgeheimnisse stehlen. Neben der Sicherung der Smartphones, müssen Sie der gesamten IT-Sicherheit eine hohe Priorität zuweisen.

Sie sollten die Sicherheitsfunktionen ihres Betriebssystems kennen und nach Ihren Bedürfnissen einstellen können. Desweiteren sollte die Firewall und das Anti-Virenprogramm immer auf dem aktuellsten Stand sein.

Im Unternehmen ist es wichtig, die IT-Sicherheit groß zu schreiben. Das E-Mail-Benutzerkonto oder soziale Netzwerk-Konten sind sehr anfällig für Viren und Spam. Deswegen ist es wichtig unterschiedliche Passwörter für unterschiedliche Benutzerkonten zu verwenden. Insbesondere sollten Sie und Ihre Mitarbeiter nicht auf seltsame Links klicken. Diese Anmerkung mag Ihnen überflüssig erscheinen, da der gesunde Menschenverstand es einem bereits sagt, aber mehr als die Hälfte der kleinen Unternehmen hat laut AVG keine IT-Sicherheitsrichtlinien.

10. Sie bezahlen für Fotos Es gibt zahlreiche Gründe, weshalb kleine Unternehmen Fotosätze verwenden. Als Beispiel können Webseiten oder Werbeanzeigen aufgeführt werden. Aber bevor Sie neue Fotosätze kaufen, um den Unternehmensblog zu verschönern, sollten Sie sich bei den kostenlosen Quellen umsehen. Fotos, die unter der Creative Commons Lizenz veröffentlich wurden, können Sie guten Gewissens nutzen.

Viele Flickr -Nutzer laden ihre Bilder unter der Creative Common Lizenz hoch. Folglich können Sie diese Bilder verwenden und müssen lediglich kenntlich machen, von wem das Bild stammt. Um bei Flickr Bilder mit Creative Common Lizenz zu finden müssen Sie die erweiterte Suche aktivieren und ganz unten auf der Seite ein Häkchen bei „Nur in Inhalten mit einer Creative Commons Lizenz suchen" setzen. Wenn Sie die Bilder für kommerzielle Zwecke nutzen oder bearbeiten wollen, sollten Sie die entsprechenden Haken setzen. Sie können auch außerhalb von Flickr nach entsprechenden Bildern suchen. Auch Googles Bilder-Suche bietet die Möglichkeit nach Lizenzfreigabe zu filtern.

11. Sie kaufen Garantieverlängerungen
Wenn Sie sich nicht allzu gut mit Technik auskennen, erscheint es sinnvoll die Garantie für ein neues Gerät zu verlängern. Aber es wurde immer und immer wieder in Untersuchungen festgestellt, dass es sich nicht lohnt simple Garantieverlängerungen zu kaufen.

Selbstverständlich hängt die Notwendigkeit für eine Garantieverlängerung vom Neu-Gerät ab, von den Bereichen, die mit der Garantie gedeckt werden und letztendlich von Ihnen selbst ab. Wenn Sie ein Smartphone kaufen und Sie wollen es zu Ihren Ruderbootsfahrten mitnehmen, so kann es durchaus sinnvoll sein eine extra Garantie zu kaufen. Sie sollten jedoch darauf achten, dass der Wasserschaden bei Ihrer Garantie mit abgedeckt wird. Wenn Sie einen neuen PC kaufen und diesen nur am Arbeitsplatz nutzen, werden Sie eine solche Zusatzgarantie nicht benötigen.
12. Sie ignorieren Ihren Ruf
Kleinunternehmer wissen, dass der Ruf das Wichtigste ist. Und diese Tatsache gilt auch für Ihren Online-Ruf. Selbst wenn Sie meinen, Sie hätten keine großartige Online-Präsenz, so gibt es immer noch andere Webseiten, die ein Sprachrohr Ihrer Kunden sind. Die Meinung über Ihr Unternehmen wird über das Internet kund getan, ohne dass Sie das beeinflussen können.

Elf Regeln für Ihren guten Ruf im Internet

Deswegen ist es für Ihr Unternehmen wichtig die online-Präsenz regelmäßig zu überprüfen und zu recherchieren. Wenn Sie herausfinden, dass Ihre Online-Präsenz mehr schlecht als recht ist, sollten Sie die ersten Schritte einleiten, um Ihren Online-Ruf zu verbessern. Nur auf diese Weise können Sie Kunden gewinnen und einen guten Namen aufbauen.
13. Sie wählen die falsche technische Hilfe aus Die angemessene technische Hilfe ist ein schwieriges Thema. Sie sind ein kleines Unternehmen und Sie „kennen jemanden" der sich bei mit Technik auskennt. Weshalb sollten Sie einen professionellen Techniker anstellen? Möglicherweise reicht dieser Bekannte sogar aus. Viele kleine Unternehmen versuchen sich mit so wenig IT-Hilfe wie möglich durchzuschlagen, aber dies ist nicht unbedingt der beste Weg.

Kein Zweifel, Sie können den Bekannten eines Bekannten anrufen, aber wenn Ihr Unternehmen expandieren soll, benötigen Sie zumindest eine Teilzeit angestellte professionelle IT-Kraft. Dadurch haben Sie nicht nur die Möglichkeit eine bessere Beziehung zu einem unternehmensinternen IT-Profi aufzubauen, sondern können das Unternehmen technisch weiterentwickeln lassen.

14. Sie nutzen keine Technik-Fortbildung Technik ist nutzlos, solange Sie damit nicht umgehen können. Es ist Geldverschwendung einen neuen, teuren Drucker oder einen besseren Rechner zu kaufen, wenn Ihr Unternehmen das Gerät nicht nutzen kann oder das gesamte Potential nicht ausschöpft wird.

Fortbildungen sind insbesondere dann unerlässlich, wenn Sie keinen in Vollzeit angestellten IT-Experten haben. Ihre Mitarbeiter werden häufig auf sich selbst gestellt sein, wenn deren Ausrüstung mal wieder streikt. Eine Fortbildung bedeutet nicht, dass eine externe Fachperson kommen muss, auch wenn es sich in der Regel auf lange Sicht lohnt den Preis für einen Experten auszugeben. Es genügt der technischen Ausbildung der Angestellten eine hohe Priorität zuzugestehen und sicherzustellen, dass die Angestellten lernen die Handbücher genau zu lesen.

15. Sie verwenden kopierte Software Die Preise, welche Sie für Software und die damit verbundenen Lizenzen ausgeben müssen, können für kleine Unternehmen gewaltig sein. Die Software häufig sehr teuer und ein sparsames oder unachtsames Unternehmen könnte in Versuchung geleitet werden, diese Programme über illegale Wege zu bekommen. Dieser Weg ist auf lange Sicht jedoch wenig erfolgsversprechend. Wenn Sie erwischt werden, kann es den Ruin Ihrer Firma bedeuten, sowohl finanziell, als auch das Ansehen betreffend.

Nichtsdestotrotz müssen Sie nicht zu viel Geld für Software ausgeben. Stattdessen sollten Sie Alternativen, wie kostenlose Software, ausprobieren. Desweiteren können Sie ungenutzte Lizenzen abkaufen, oder monatlich für gewisse Dienste bezahlen. Als letztes könnten Sie noch gebrauchte Software kaufen, jedoch müssen Sie hier sicherstellen, dass dies mit den Software-Lizenz-Vereinbarungen konform ist.

Falls Sie sich bei einem oder mehreren Fehlern ertappt haben, sollten Sie sich nicht sofort schlecht fühlen, denn Sie sind gewiss nicht der Einzige. Aber nun, da Sie Ihre Fehler kennen, sollten Sie tunlichst versuchen diese zu vermeiden oder zu beseitigen. Es spart Ihnen zwar kein Geld, diese Fehler zu beheben, aber Sie werden einen effizienteren Arbeitsplatz erhalten. Auf lange Sicht wird sich dieser Weg auszahlen und Sie können ein paar ernsthafte Krisen abwenden. Letztendlich soll die Technik Ihrem Unternehmen helfen und keine Steine in den Weg legen.

Gruß raffisworld